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Anwenderforum
FAQ
Wie lange müssen Unterlagen aufgehoben werden?
Die meisten kaufmännischen Unterlagen müssen 6 oder 10 Jahre aufgehoben werden. Der Gesetzgeber verlängert aber laufend die Aufbewahrungsfristen. So müssen z. B. Rechnungen seit neuestem 10 Jahre aufbewahrt werden. Technische Dokumente unterliegen in Rahmen der Produkthaftung oft weit längeren Aufbewahrungsfristen. Die Fristen betragen z. T. 30 Jahre. Für manche Unterlagen z. B. im Anlagen- oder Maschinenbau sind aber noch weit längere Aufbewahrungsfristen möglich.
Was darf ich scannen lassen?
Nach der Definition alles, was "Handelsbriefe" darstellt. Dies sind z. B. alle Eingangsrechnungen, Lieferscheine (eingehend und ausgehend) sowie der gesamte Schriftverkehr. Im technischen Bereich sind dies: alle Handbücher, Zeichnungen etc. Ihr Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Berater weiß, welche individuellen Vorgaben Sie berücksichtigen müssen.
Darf ich nach dem Scannen meine Belege vernichten?
Selbstverständlich, wenn das Archivierungsverfahren den "Grundsätzen DV-gestützter Buchführungssysteme -GoBS" entspricht. Es gibt aber einige Einschränkungen - siehe nächster Absatz
Was darf ich auf keinen Fall vernichten?
Auf keinen Fall dürfen Sie Urkunden oder notariell beglaubigte Dokumente vernichten. Diese sind nur im Original als Beweismittel zugelassen. Gleiches gilt für Bilanzen. Fragen Sie auch hier Ihre Berater nach Ihren individuellen Vorgaben.
Wie funktioniert die Belegvernichtung?
Nach dem Scannen bleiben Ihre gesicherten Belege bei uns. Sie erhalten die Datenträger zur Prüfung. Erst wenn Sie alles für in Ordnung befunden haben und uns eine schriftliche Vernichtungsfreigabe zukommen lassen, werden Ihre Belege datenschutzgerecht entsorgt.
Ist die rein digitale Archivierung rechtlich zugelassen?
Ja, es sind aber rechtliche Richtlinien wie z. B. die "Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme -GoBS" zu beachten.
Bis zu welcher Vorlagengröße und Qualität können Sie scannen?
Wir scannen von Briefmarkengröße bis zu meterlangen Übergrößen. Unterschiedliche Papierdicken und Farben bereiten uns keine Probleme.
Ist die Scanqualität gut genug, um später noch etwas lesen zu können?
Die modernen Schriftgut- und Zeichnungsscanner sowie die Software zur professionellen Image Nachbearbeitung erzeugen eine derart gute Qualität, dass man oft von einer Unterlagenrestaurierung sprechen kann. Jedoch, wo man etwas mit bloßem Auge in den Originalen nicht mehr lesen kann, kann auch der beste Scanner nicht zaubern.
Welche Datenformate können Sie uns liefern?
Alle am Markt vertretenen, wie TIFF, PDF, etc. Darüber hinaus liefern wir Ihnen auf Wunsch Ihre Images importgerecht aufbereitet für Ihr Zielarchiv.
Wer macht die Klammern aus unseren Ordnern?
Diese Arbeit übernehmen wir gerne für Sie.
Wie läuft die Abholung und Anlieferung?
Unsere Kuriere und LKW holen Ihre Unterlagen bundesweit ab - schnell und sicher.
Wie stellen Sie sicher, dass keine Daten verloren gehen?
Durch unsere eigens für uns entwickelte Produktionssteuerungssoftware können wir den Status und den Verbleib jedes Ordners, jeder Kiste oder jeder Zeichnung in der Produktion lückenlos verfolgen. Während der Verarbeitung und bis zum Erhalt der Vernichtungsfreigaben werden Ihre Unterlagen sicher im mdn Hochsicherheitsraum gelagert.
Welche Qualitätssicherungen gibt es bei Ihnen und wer prüft diese?
Unsere Dienstleistungszentren in Nürnberg und München sind DIN ISO 9001 zertifiziert und werden vom TÜV-Bayern überprüft. Unsere Kunden überprüfen durch Lieferantenaudits unsere QM-Maßnahmen ebenso.
Wie funktioniert die Datenerfassung?
Wenn möglich und sinnvoll werden die Indexbegriffe mittels automatischer Zeichenerkennung (OCR-Software) gelesen. Ist dies nicht möglich, werden die Daten von Hand erfasst. Oft wird auch ein Barcode verwendet, wir verbinden dann anhand dieser eindeutigen Nummer schon bestehende Datenfelder in Datenbanken mit den Belegen.
Wie viele Belege verarbeiten Sie am Tag?
Grundsätzlich so viele, wie Sie uns liefern! In unserer Abteilung "Schriftgut scannen" verfügen wir über 9 Höchstleistungsscanner von Kodak und 3 von Inotech, die im Schichtbetrieb eingesetzt werden. Im Zeichnungsbereich verfügen wir über 3 Spezialscanner, von denen 2 mit einer Durchlichteinheit für eine noch bessere Abbildungsqualität ausgestattet sind. Darüber hinaus verfügen wir über eine Vielzahl an Spezialscannern für nahezu jede Anwendung (z.B. Scannen von Mikrofilmen, Bücher etc.)
Wie lange gibt es Ihr Haus?
Unser Haus wurde 1964 gegründet, Unternehmensgegenstand damals war Mikrofilmdienstleistung.
Wie viele Mitarbeiter haben Sie?
In Nürnberg und München ca. 70.
Sind Ihre Dienstleistungszentren in Nürnberg oder München nicht ein bisschen weit weg von uns?
Durch unser ausgefeiltes Logistikkonzept erreichen wir jeden Punkt der Republik innerhalb von wenigen Stunden. Unsere Kurierfahrzeuge und Lastwagen agieren bundesweit. Ihre gescannten Belege senden wir Ihnen in elektronischer Form. Das erspart Ihnen Zeit und Geld.
Sind unsere wertvollen Dokumente auch versichert?
Selbstverständlich, ohne Mehrkosten sind Ihre Dokumente während des Transports durch unser Haus und während der Verarbeitung pauschal versichert. Gerne erhöhen wir gegen Kostenübernahme auch die Versicherungssumme.
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Kontakt
Für Routenplaner bitte auf Foto klicken
Dienstleistungszentrum Nürnberg
Bernhardstraße 5
D-90431 Nürnberg
Tel. 0911 - 93 90 9-0
Fax. 0911 - 93 90 9-49
eMail: info@mdn.de
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Dienstleistungszentrum München
Breslauer Straße 2 b
D-85386 Eching bei München
Tel. 089 - 32 71 36-0
Fax. 089 - 32 71 36-55
eMail: info@mdn.de
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